JAK ZAŁOŻYĆ SPÓŁKĘ Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ PRZED NOTARIUSZEM?

W poprzednim wpisie wskazałem jakie są sposoby powołania do życia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jak więc już wiemy (zdecydowanie zachęcam Państwa do jego lektury) spółki te mogą być założone na dwa sposoby:

• • klasycznie, a więc poprzez zawarcie umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego;
  • elektronicznie, a więc poprzez zawarcie umowy spółki z o.o. w systemie teleinformatycznym w portalu s24.

W dzisiejszym wpisie chciałbym opisać jak wygląda procedura założenia sp. z o.o. przed notariuszem. Natomiast założenie tych spółek w formie elektronicznej omówię w kolejnym tekście.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, do swojego powstania, wymaga podjęcia następujących kroków:

• • zawarcia umowy spółki;
  • wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego;
  • powołania zarządu;
  • ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki;
  • wpisu do rejestru.

Oczywiście są to kroki odnoszące się także do zakładania spółek w formie elektronicznej. W końcu, tak jak wspomniałem w poprzednim tekście, wymogi są zasadniczo takie same. Różnice istnieją natomiast na gruncie sposobu działania i formy dokumentów oraz korespondencji z sądem rejestrowym.

Dlatego też idąc po kolei.

Umowa spółki z o.o. musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Nie ma tutaj żadnych odstępstw od tej reguły (z wyjątkiem oczywiście założenia sp. z o.o. elektronicznie). Nawet więc, gdy jedynym wkładem do spółki są pieniądze, to i tak musimy się do notariusza udać.

A to niestety pociąga za sobą koszty w postaci taksy notarialnej (a gdy wspólnikiem jest osoba niewładająca językiem polskim także koszty tłumacza przysięgłego, który musi być obecny i tłumaczyć tekst umowy spółki gdy jest on odczytywany przez notariusza). Jakie te koszty są? Cóż, taksa notarialna, podobnie jak podatek od czynności cywilnoprawnych, uzależniona jest od wysokości kapitału zakładowego (o czym już kiedyś na blogu wspomniałem). Im wyższy kapitał zakładowy, tym wyższa taksa notarialna (o tym czy jest sens zakładać spółki z wysokim kapitałem zakładowym pisałem tutaj).

Zawarcie umowy spółki i podpisanie jej przez wszystkich wspólników jest zdecydowanie najważniejszym krokiem. Jednakże nie jest to jedyny dokument, który trzeba przygotować. Oprócz tego konieczne jest przygotowanie (już w zwykłej formie pisemnej) następujących oświadczeń:

• • listy wspólników;
  • oświadczenia zarządu, że wkłady wszystkich wspólników na kapitał zakładowy zostały wniesione w całości;
  • oświadczenia członków zarządu/prokurentów o swoich danych adresowych oraz ich ewentualne zgody na powołanie;
  • oświadczenia osób uprawnionych do powołania zarządu o swoich danych adresowych;

Powyższe dokumenty są podstawowe i występują zawsze. Bez nich KRS nie wpisze nam spółki do rejestru przedsiębiorców. Oczywiście mogą występować różne dodatkowe dokumenty (np. oświadczenia o powołaniu prokurentów). To już jednak są kwestie poboczne.

W porządku. Mamy więc zawartą umowę spółki oraz dodatkowe oświadczenia, które podpisuje zarząd. I tutaj przechodzimy do kolejnego kroku niezbędnego do powstania sp. z o.o., a mianowicie – powołania pierwszego zarządu.

O ile w przypadku już istniejących spółek zmiany w zarządzie wymagają przeprowadzenia zgromadzenia wspólników, o tyle przy zakładaniu spółki zazwyczaj do aktu notarialnego wpisuje się informację, że ten akt stanowi też pierwsze zgromadzenie wspólników, na którym wybrano zarząd w następujących osobach. Jest to jak najbardziej dopuszczalne, a przez to, że zaprotokołowany w formie aktu notarialnego, wybór ten jest raczej ciężki do podważenia.

Jeżeli umowa spółki bądź k.s.h. wymaga wybrania członków innych organów (rada nadzorcza, komisja rewizyjna) to robimy tak samo.

Kolejnym wymogiem jest opłacenie w całości przez wspólników swoich wkładów na kapitał zakładowy. Przepisy wymagają, aby był on pokryty w całości przed rejestracją spółki w KRSie. Zresztą jednym z dokumentów wymaganych do rejestracji jest w końcu oświadczenie zarządu o pokryciu tego kapitału.

Jak dokonać pokrycia tych wkładów? Jeżeli wkłady są pieniężne, to oczywiście trzeba spółce przekazać pieniądze. Przelewem albo w gotówce (zazwyczaj to drugie, bo rzadko kiedy spółka ma tak szybko założone konto). Jeżeli wkład jest w postaci aportu to nie trzeba nic więcej robić, bo umowa spółki z o.o. przenosi własność rzeczy na spółkę.

Ostatnim krokiem jest konieczność rejestracji spółki w KRSie. W tym celu trzeba wypełnić stosowne formularze, które obligatoryjnie podpisują albo wszyscy członkowie zarządu albo pełnomocnik (radca prawny/adwokat), któremu pełnomocnictwa udzielił cały zarząd.

Jakie to są formularze?

Zawsze składamy formularz KRS-W3 oraz formularze dodatkowe, w zależności od tego jakie dane w rejestrze ujawniamy. Na pewno zawsze są to: KRS-WK, KRS-WE i KRS-WK. Wypełnianie formularzy do KRSu, mimo że może wydawać się proste, nastręcza zazwyczaj dużo problemów. Wnioski te są często przez sądy zwracane. Dlatego też także przez ten pryzmat zachęcam do skorzystania z usług Kancelarii – żeby nasz wniosek nie został zwrócony albo oddalony, co bardzo przedłuży procedurę rejestracji spółki.

Wniosek o wpis spółki do rejestru KRS podlega opłacie sądowej w wysokości 500,00 złotych + 100,00 złotych opłaty od publikacji tej informacji w MSiG. Opłatę najlepiej uiścić przelewem na rachunek bankowy sądu rejestrowego. Do wniosku – oprócz ww. dokumentów korporacyjnych spółki – musimy załączyć potwierdzenie przelewu.

Jak spółka zostanie już zarejestrowana to nie możemy zapomnieć o rejestracji jej do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Mamy na to 7 dni. W tym zakresie – polecam Państwu lekturę moich wpisów na ten temat.