ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW SP. Z O.O. W FORMIE ELEKTRONICZNEJ

Wacamy z tematyką do spółek z o.o. W spółkach komandytowych i ich podwójnym opodatkowaniu chwilowo niewiele się dzieje (żadnych nowych odkrywczych wyjaśnień ze strony MF). Więc chciałbym powrócić do spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Na początek trochę podsumowania. Wiemy już jak spółki z o.o. powstają (zarówno w zakresie procedury ich zakładania przed notariuszem i elektronicznie) i jaka jest wymagana treść umowy tych spółek. Omówiliśmy już także kwestie związane z ich podwójnym opodatkowaniem, odpowiedzialnością członków zarządu, udziałami i kapitałem zakładowym, czym jest spółka z o.o. w organizacji i jakie ma prawa, w jakim terminie należy zgłosić spółkę do KRSu i – co najważniejsze dla dzisiejszego wpisu – jakie w spółkach z o.o. mamy organy.

Szczególnie polecam Państwu, przed przejściem do dalszej treści tego tekstu, lekturę ostatniego z podlinkowanych powyżej wpisów.

Krótko jedynie przypominając – każda spółka z o.o. musi mieć do najmniej dwa organy:

• • zarząd;
  • zgromadzenie wspólników.

Generalnie to zarząd jest najważniejszym organem, jako że to on reprezentuje spółkę i podejmuje w imieniu spółki wszystkie czynności, działania i decyzje. Z kolei zgromadzenie wspólników jest organem, który zbiera się dosyć rzadko i w zasadzie tylko w przypadkach, w których zarząd potrzebuje zgody wspólników (wyrażanej w formie uchwał) na dokonanie danej czynności. O tym jakie to mogą być czynności pisałem tutaj.

Ale przechodząc w końcu do sedna dzisiejszego wpisu.

Ostatnio Klient zadał mi pytanie, czy może przeprowadzić zgromadzenie wspólników elektronicznie, w formie telekonferencji. Jeden ze wspólników był bowiem na kwarantannie, więc nie mógł się stawić na zgromadzeniu, a bez jego udziałów uchwała nie mogła być podjęta.

Jak się Państwo pewnie domyślają, tego typu historii było znacznie więcej w ostatnim roku.

I co się okazało? Że jak najbardziej jest to możliwe. W 2019 roku do kodeksu spółek handlowych został dodany przepis, który umożliwia elektroniczne przeprowadzenie zgromadzenia wspólników.

Jeżeli tylko umowa spółki tego nie zabrania (a więc nie trzeba do niej wprowadzać zapisów umożliwiających przeprowadzenie zgromadzeń elektronicznie), wspólnicy mogą przeprowadzać zgromadzenia na odległość, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Decyduje o tym zwołujący dane zgromadzenie (a więc zazwyczaj zarząd spółki).

Warunkiem jest jednak aby dane zgromadzenie umożliwiało dwustronną komunikację oraz głosowanie w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników.

A więc można przeprowadzić zgromadzenie w formie telekonferencji np. za pomocą Skype’a czy Microsoft Teams. O ile podczas zgromadzenia nie ma konieczności przeprowadzenia głosowania tajnego – o czym więcej poniżej.

Dodatkowym warunkiem, który musi być spełniony jest przygotowanie przez radę nadzorczą albo wspólników regulaminu, który określa szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Przy czym regulaminu tego nie składa się do KRSu – jest to jedynie wewnętrzny dokument spółki.

Z takiego zgromadzenia przewodniczący sporządza pisemny protokół, w którym musi się znaleźć adnotacja, że przeprowadzono jest w formie telekonferencji (uczestniczący w nim na odległość wspólnicy nie mogą przecież podpisać listy obecności).

Jedynym w zasadzie problemem przy elektronicznych zgromadzenia wspólników jest głosowanie. A dokładniej – głosowanie tajne. Jest ono obligatoryjne przede wszystkim przy uchwałach w sprawach osobowych (np. odwołanie czy powołanie zarządu). Jak w takim przypadku zapewnić tajność głosowania?

W takim przypadku najlepiej byłoby posłużyć się specjalnym oprogramowaniem, które uniemożliwia odkodowanie głosów poszczególnych wspólników oddanych w ramach głosowania tajnego. Tego typu aplikacje zapewniają weryfikację tożsamości wspólników, szyfrują oddanie głosów i wykluczają możliwość więcej niż jednego głosowania w danej sprawie.

Takich aplikacji jest trochę w internecie dostępnych. Przykładem może być chociażby aplikacja https://posiedzenia.pl/. Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych uruchomił chociażby opartą o blockchain aplikację eVoting.

Tak więc wybór jest. Przy czym niestety należy się liczyć z kosztami. Z drugiej strony, jeżeli w spółce jest duża ilość wspólników, przeprowadzenie zgromadzenia elektronicznego może znacznie oszczędzić czas i przyspieszyć procedury.