ROCZNE SPRAWOZDANIE FINANSOWE SPÓŁKI Z O.O. – JAK JE ZATWIERDZIĆ I ZGŁOSIĆ DO KRSU?

Dzisiaj wpis specjalnie na życzenie jednego z moich Klientów, który poprosił bym opisał na blogu kwestie i procedurę zamknięcia roku obrotowego spółek z o.o. Tematyka jak najbardziej zasadna i mam nadzieję, że poniższy tekst okaże się dla Państwa przydatny.

Jak Państwo zapewne wiedzą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (w przeciwieństwie do spółek jawnych, cywilnych czy jednoosobowych działalności gospodarczych) nie mogą prowadzić podatkowej książki przychodów i rozchodów (KPiR), a cała ewidencja księgowo-podatkowa jest prowadzona w formie tzw. pełnej księgowości. Z tego faktu wynika przede wszystkim obowiązek sporządzania przez spółki, po zakończeniu każdego roku obrotowego (który zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym), sprawozdania finansowego oraz podjęcia działań w celu jego zatwierdzenia i zgłoszenia do KRSu.

Spółki z o.o. mają obowiązek przygotować sprawozdanie finansowe w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (a więc zazwyczaj do końca marca roku następnego). W tym terminie sprawozdanie finansowe (obejmujące przede wszystkim bilans i rachunek zysków i strat jako elementy najważniejsze) musi być sporządzone w formacie XML i podpisane – obligatoryjnie przez księgowego oraz wszystkich członków zarządu. Podpisy składane są w formie elektronicznej, a więc profilem zaufanym ePUAP albo podpisem kwalifikowanym.

Stąd też ważnym jest aby każdy członek zarządu (jeśli nie ma podpisu kwalifikowanego) miał nadany nr PESEL by mógł sobie wyrobić profil zaufany ePUAP.

W tym samym terminie powinno być przygotowane także sprawozdanie zarządu spółki z jej działalności. Dokument ten również jest sporządzany i podpisywany w formie elektronicznej (przez wszystkich członków zarządu, bez podpisu księgowego) i musi zawierać co najmniej informacje wymienione w ustawie o rachunkowości.

Następnie, w przeciągu kolejnych 3 miesięcy (a więc zazwyczaj do końca czerwca), spółka z o.o. musi podjąć kolejne działania zmierzające do zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Odbywa się to poprzez zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników (o którym pisałem już kiedyś w tym wpisie), na którym wspólnicy muszą podjąć szereg uchwał, tj.:

• • uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego;
  • uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności spółki;
  • uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty (w zależności od osiągniętego przez spółkę wyniku finansowego);
  • uchwały o udzieleniu członkom zarządu spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków w roku obrotowym.

Powyższe uchwały są obowiązkowe i każde zwyczajne zgromadzenie wspólników musi je podjąć (z jednym wyjątkiem – jeżeli sp. z o.o. jest na tzw. uproszczonej pełnej księgowości to nie musi podejmować uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności spółki bowiem wtedy dokumentu tego się nie sporządza).

Jednakże zgromadzenie to może też – w zależności od okoliczności – musieć podjąć dodatkowe uchwały. Są to:

• • uchwała o dalszym istnieniu spółki jeżeli strata spółki przekracza sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego;
  • uchwały o powołaniu członków zarządu na kolejną kadencję jeżeli umowa spółki nie zawiera w swojej treści innych uregulowań dot. kadencji zarządu niż określone w przepisach k.s.h. (o czym pisałem w tym wpisie).
    

Oczywiście na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników można podejmować także inne, niż wskazane wyżej uchwały.

Po odbyciu zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółka musi następnie złożyć sprawozdanie finansowe, sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i o podziale zysku bądź pokryciu straty do sądu rejestrowego KRS.

Od kilku lat dokumenty te składane są już wyłącznie przez system elektroniczny i zasadniczo brak jest możliwości składania ich w formie papierowej.

Sama procedura składania tych dokumentów przez system nie jest skomplikowana i nie trwa zbyt długo. Do systemu wgrywa się podpisane sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu z działalności spółki  w formacie XML oraz skan uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i o podziale zysku bądź pokryciu straty. Zgłoszenie jest następnie podpisywane – podpisują je członkowie zarządu zgodnie z zasadą reprezentacji – i wysłane.

Zgłoszenie do KRSu nie podlega żadnej opłacie sądowej.

Brak zgłoszenia tych dokumentów w terminie może powodować wszczęcie przez sąd rejestrowy KRS postępowania przymuszającego i nałożenia grzywny na członków zarządu spółki. Dlatego też lepiej o tym obowiązku nie zapominać.