Pomimo tego, że spółka cywilna spółką faktycznie nie jest, to jednak składa się z co najmniej dwóch osób (fizycznych, prawnych bądź jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej) będących jej wspólnikami. W przypadku podmiotów wieloosobowych zawsze pojawia się pytanie o podział kompetencji osób zrzeszonych w danej formie działalności gospodarczej do zarządzania nią i prowadzenia jej spraw oraz reprezentowania wobec osób trzecich.

W zależności od typu formy prowadzonej działalności gospodarczej prawo do zarządzania i reprezentowania przysługuje różnym osobom. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jest to sam przedsiębiorca. W spółkach osobowych prawo to przysługuje zasadniczo wspólnikom, przy czym w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej tylko komplementariuszom (tj. wspólnikom ponoszącym nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki). W spółkach kapitałowych z kolei (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna) uprawnienia te spoczywają na członkach zarządu, którzy nie muszą być jednocześnie wspólnikami (akcjonariuszami spółki). Ponadto zawsze można tez powołać prokurenta.

Prowadząc działalność gospodarczą posiadamy uprawnienia zarządcze w stosunku do naszego przedsiębiorstwa. Zwyczajowo dzielimy je na:

• • wewnętrzne, a więc niewywołujące skutków prawnych w stosunkach pomiędzy przedsiębiorstwem a osobami trzecimi, które polegają na zarządzaniu i prowadzeniu spraw przedsiębiorstwa,
  • zewnętrzne, a więc reprezentowanie przedsiębiorstwa w stosunkach z osobami trzecimi i składanie oświadczeń woli (np. zawieranie umów).

W przypadku spółki cywilnej uprawnienia zarządcze wspólników zostały zawarte w art. 856 i 866 kodeksu cywilnego. Na samym początku chciałbym zaznaczyć, że przewidziane w kodeksie cywilnym regulacje nie są bezwzględnie obowiązujące, co oznacza, że umowa spółki cywilnej może określać inne reguły prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania niż zostały określone w przepisach. Umowa spółki nie może jednak pozbawić prawa prowadzenia spraw spółki wszystkich wspólników i powierzyć te uprawnienia wyłącznie osobom trzecim. Przynajmniej jeden ze wspólników powinien zachować prawo do prowadzenia spraw spółki. Umowa spółki może także zawierać postanowienia zwalniające niektórych wspólników z obowiązku prowadzenia spraw spółki, przy jednoczesnym zachowaniu przez nich prawa do prowadzenia spraw spółki.

Uprawnienia zarządcze przedsiębiorców wobec swoich działalności gospodarczych (w tym wspólników spółki cywilnej) zwyczajowo dzielimy na:

• • czynności zwykłego zarządu,
  • czynności przekraczające zwykły zarząd.

Przepisy prawa nie wyjaśniają co rozumiemy pod tymi pojęciami. Często więc pojawiają się wątpliwości czy dana czynność jest jeszcze zwykłym zarządem czy też już wchodzi w zakres czynności zwykły zarząd przekraczających. Zasadniczo przez czynności zwykłego zarządu rozumiemy podejmowanie działań związanych z bieżącą działalnością spółki. Niemniej jednak, przy rozstrzyganiu czy dana czynność należy do zwykłych czynności spółki, trzeba wziąć pod uwagę rodzaj i rozmiar prowadzonej przez spółkę cywilną działalności, jej cel, wielkość obrotu czy wartość zobowiązań, jak również zbadać, jaki wpływ ta czynność ma na działalność spółki oraz wielkość aktywów i pasywów. Z przykładów praktycznych mogę Państwu wskazać, że czynnościami przekraczającymi zwykły zarząd będą chociażby takie działania jak zakup (sprzedaż) nieruchomości, sprzedaż przedsiębiorstwa spółki cywilnej (lub jego zorganizowanej części (które to pojęcia zostały przeze mnie opisane tutaj)), czy zaciągnięcie znaczącego zobowiązania.

W celu uniknięcia ww. wątpliwości, często doradzam wspólnikom, aby w umowach spółek cywilnych określili kwotowo co należy rozumieć przez czynność zwykłego zarządu. Jeżeli więc w umowie spółki wspólnicy wskażą, że przez czynność przekraczającą zwykły zarząd rozumieją wszystkie czynności, które prowadzą do powstania wierzytelności/zaciągnięcia zobowiązania przez spółkę o wartości przekraczającej np. 10.000,00 złotych, to powyższe rozbieżności interpretacyjne przestają mieć znaczenie.

Ogólną zasadą w przypadku spółek cywilnych jest to, że każdy wspólnik jest zarówno uprawniony jak i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki. Ponadto każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki (o ile tylko wspólnik ten nie został w umowie spółki wyłączony od prowadzenia jej spraw). Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników. Sprzeciw wspólnika może być zasadniczo wyrażony w dowolnej formie.

Z kolei jeżeli chodzi o czynności przekraczające zwykły zarząd to co do zasady (jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej) wymagana jest jednomyślność wszystkich wspólników. W umowie spółki wspólnicy mogą jednak przewidzieć inną większość (np. 2/3 bądź 3/4 głosów wspólników).

W przeciwieństwie do spółek kapitałowych (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej) kodeks cywilny nie wprowadza żadnych wymogów co do tego w jakie formie wspólnicy mają wyrazić zgodę na podjęcie czynności przekraczającej zwykły zarząd. Zgoda taka może być więc wyrażona w dowolnej formie – ustnej czy nawet dorozumianej. Jednakże aby uniknąć późniejszych ewentualnych sporów pomiędzy wspólnikami zawsze sugeruję Klientom aby wspólnicy podejmowali pisemne uchwały, odrębnie co do każdej czynności przekraczającej zwykły zarząd – zwłaszcza w spółkach o większej ilości wspólników.

Jak wskazałem na początku mojego wpisu, od prowadzenia spraw spółki (czyli kierowania jej wewnętrznymi sprawami) odróżniamy reprezentację spółki czyli składanie oświadczeń woli wobec osób trzecich. Ponieważ spółka cywilna nie posiada podmiotowości prawnej, o czym więcej pisałem w tym wpisie, to tak naprawdę reprezentacja spółki oznacza podejmowanie przez wspólnika czynności (prawnych, jak np. zawieranie umów, czynności sądowych czy wobec organów administracji) nie w imieniu spółki, lecz w imieniu swoim i pozostałych wspólników.

Z kodeksu cywilnego wynika ogólna zasada, że każdy wspólnik może samodzielnie reprezentować spółkę co do podejmowania czynności nieprzekraczających zwykłego zarządu. Natomiast w przypadku czynności przekraczających zwykły zarząd spółkę cywilną reprezentują wszyscy wspólnicy. Oczywiście umowa spółki może wprowadzać inne zasady reprezentacji (np. zapis, że do wszystkich czynności wymagane jest działanie wszystkich wspólników). Prawo reprezentacji spółki cywilnej nie przysługuje też wspólnikowi, który został w umowie spółki pozbawiony prawa do prowadzenia jej spraw.

Na sam koniec chciałbym Państwu wskazać, dlaczego przestrzeganie przez wspólników spółki cywilnej zasad reprezentacji i prowadzenia jej spraw jest tak istotne. Otóż jeżeli wspólnik spółki cywilnej dokona czynności przekraczającej zwykły zarząd bez uzyskania zgody pozostałych wspólników, to może on ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki (a więc wobec pozostałych wspólników z uwagi na fakt braku posiadania przez spółkę cywilną podmiotowości prawnej).

W razie wszelkich wątpliwości co do tego jak uregulować prawo reprezentacji w prowadzonych przez Państwa (bądź planowanych do założenia) spółkach cywilnych zapraszam do kontaktu. Dobre określenie sposobu prowadzenia spraw spółki cywilnej i jej reprezentacji, z uwagi na możliwe skutki prawne, jest nader istotne i najlepiej określać te zasady odrębnie wobec każdej spółki, biorąc pod uwagę typ prowadzonej działalności, ilość wspólników, czy ich dostępność.