Kontynuujemy tematykę związaną ze spółkami z o.o. Dzisiejszy wpis poświęcony jest w zasadzie wymogom formalnym które muszą być spełnione przy zawieraniu przez spółki różnego rodzaju umów ze swoimi członkami zarządu. Przepisy k.s.h. wprowadzają bowiem swoiste obostrzenia dla możliwości i formy zawarcia takich umów, a nie dochowanie tych wymogów może powodować daleko idące skutki, z nieważnością czynności prawnej na czele.

W jednym z poprzednich tekstów poświęconym sposobom omijania podwójnego opodatkowania w tej formie działalności wskazałem, że spółki z o.o. mogą zawierać ze swoimi członkami zarządu rożnego rodzaju umowy (o pracę, zlecenie itd.) i na ich podstawie wypłacać tym osobom wynagrodzenie. Tematyka ta została przeze mnie trochę rozbudowana we wpisie już stricte poświęconym wynagrodzeniom dla członkom zarządu.

Dzisiaj z kolei przyszedł czas na omówienie formalności, które muszą być spełnione aby takie umowy były ważnie i skutecznie zawarte.

Spółki z o.o. są reprezentowane przez członków zarządu. Kodeks spółek handlowych wprowadza tzw. domniemanie kompetencji zarządu. A więc wszystkie czynności spółki, które nie są wprost zastrzeżone dla innych organów (rada nadzorcza, zgromadzenie wspólników) może zarząd podejmować sam.

To zarząd podejmuje w imieniu spółki wszystkie czynności – zarówno związane z reprezentacją spółki (a więc wobec osób i podmiotów zewnętrznych) jak i związane z zarządzaniem nią (sprawy wewnętrzne).

Jednym z wyjątków od samodzielnego działania zarządu jest właśnie zawieranie umów ze swoimi członkami.

Przepis art. 210 kodeksu spółek handlowych wymaga, że gdy spółka zawiera umowę ze swoim członkiem zarządu, to spółki nie reprezentuje wtedy zarząd ale rada nadzorcza (jeżeli jest powołana) albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Powyższy wymóg jest bezwzględny – nie można go zmienić umową spółki ani obejść w żaden sposób (np. poprzez reprezentację spółki przez prokurenta czy pełnomocnika zwykłego, któremu pełnomocnictwa udzielił zarząd).

Mało tego – gdy spółka zawiera umowę ze swoim członkiem zarządu, to z reprezentacji wyłączony jest cały zarząd. Nie jest dopuszczalne więc (chociaż nader często przedsiębiorcy tak robią), że spółkę reprezentuje drugi członek zarządu.

Umowa z członkiem zarządu zawarta przez spółkę reprezentowaną niezgodnie z art. 210 k.s.h. jest nieważna. Rygor bardzo mocny, chociaż łagodzony przez sądy w odniesieniu do czynności prawnych, które do swojej ważności nie wymagają formy pisemnej.

Co to znaczy? Już tłumaczę.

Wyobraźmy sobie, że spółka zawiera ze swoim członkiem zarządu umowę o pracę albo zlecenie. Umowa ta jest przez spółkę zawarta niezgodnie z wymogami art. 210 k.s.h., bo spółkę reprezentował np. drugi członek zarządu. Tak więc jest nieważna. Ale umowy te, do swojej ważności nie wymagają formy pisemnej. Więc sądy wypracowały stanowisko, że umowy te są ważne, gdy praca faktycznie była świadczona (tzw. konkludentne (dorozumiane) zawarcie umowy).

Oczywiście w razie sporów sąd będzie musiał ustalić treść takich umów (jako że umowa pisemna jest nieważna), co może już rodzić problemy. Dlatego i tak zdecydowanie zalecam pamiętanie o odpowiedniej reprezentacji spółki.

To teraz wyobraźmy sobie sytuację, w której spółka zawiera z członkiem zarządu umowę, która do swojej ważności wymaga formy pisemnej. Np. umowę o przeniesienie autorskich praw majątkowych. W takiej sytuacji, jeśli spółka była nieprawidłowo reprezentowana, to cała umowa jest nieważna i nie da się jej „uratować” dorozumianym jej zawarciem.

W tej sytuacji prawa autorskie nigdy nie przeszły na spółkę, więc w razie sporu spółka powinna je zwrócić członkowi zarządu – który z kolei powinien oddać otrzymane wynagrodzenie.

O tym pełnomocniku regularnie się zapomina. Jak zresztą o wielu innych formalnościach. Np. art. 15 k.s.h. wprowadza wymóg, że zawarcie umowy pożyczki czy kredytu z członkiem zarządu wymaga zgody zgromadzenia wspólników podjętej w uchwale. Bez tej zgody może okazać się, że pożyczka jest nieważna i będą trudności w sądzie z jej odzyskaniem.

Dlatego zawierając jakąkolwiek umowę między spółką a jej członkiem zarządu zdecydowanie sugeruję kontakt z prawnikiem.

Wymóg art. 210 k.s.h. dotyczy jakiejkolwiek umowy między spółką z o.o. a członkiem zarządu. Nie tylko umowy o pracę, zlecenia czy kontraktu menadżerskiego. Ale także wszelkich umów najmu, licencji czy nawet umów innych spółek.

Ta formalność regularnie zaskakuje przedsiębiorców, którzy zawierają umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością spółki komandytowej, w której komandytariuszem jest osoba fizyczna, a komplementariuszem spółka z o.o., reprezentowana przez zarząd, a więc właśnie tą osobę fizyczną. Tutaj również musi być pełnomocnik z 210 k.s.h. – a protokół zgromadzenia wspólników udzielający pełnomocnictwa jest obligatoryjnie w formie aktu notarialnego, bo umowa spółki komandytowej też wymaga tej formy (no chyba, że zawieramy ją elektronicznie przez portal s24).

Pełnomocnikiem tym może być dowolna osoba pełnoletnia. Zazwyczaj jest nim prawnik, księgowy, ktoś z rodziny wspólnika/członka zarządu. Nie ma to znaczenia. Nie może być nim jednak inny członek zarządu. Uspokajając – taki pełnomocnik w żaden sposób nie ponosi osobistej odpowiedzialności za działania spółki. Tak więc gdy spółka np. zaprzestanie wypłacać wynagrodzenia to członek zarządu może pozwać spółkę, ale nie pełnomocnika.

I na sam koniec pozostawiłem pytanie o sens tej regulacji. O ile w dużych spółkach (zwłaszcza publicznych, bo w spółkach akcyjnych mamy takie same przepisy i wymogi) są one uzasadnione, bo pozwalają ograniczyć dowolne przyznawanie sobie przez zarząd pieniędzy. O tyle w spółkach małych, gdzie wspólnicy są jednocześnie członkami zarządu oczywiście nie ma to sensu. Niemniej, ja zawsze rekomenduję zachowanie tych formalności. Nigdy nie wiadomo, czy kiedyś nie sprzeda się spółki, albo nie wpuści obcego wspólnika. W takich sytuacjach zachowanie formalności umów może okazać się kluczowe.