KTO PODPISUJE SPRAWOZDANIE FINANSOWE?

O oprócz szeroko komentowanych (także na moim blogu) zmian podatkowych w ramach tzw. Polskiego Ładu, z dniem 1 stycznia 2022r. wprowadzono także inne zmiany. O których się już tak głośno nie mówi, a szkoda, bo są dosyć istotne.

Jedna z tych zmian dotyczy nowego sposobu podpisywania rocznych sprawozdań finansowych.

Przypominając – wszystkie podmioty gospodarcze, które są objęte obowiązkiem prowadzenia tzw. pełnej księgowości (a więc ksiąg rachunkowych) w ciągu 3 miesięcy od zakończenia danego roku obrotowego (który zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym) mają obowiązek przygotować sprawozdanie finansowe.

Dokument ten musi być podpisany przez odpowiednie osoby, a następnie zatwierdzony (zazwyczaj do końca czerwca) i złożony do KRSu i KAS. O tym jak wygląda procedura zatwierdzenia i złożenia do KRSu rocznego sprawozdania finansowego pisałem już w jednym z dawnych postów – dostępnym tutaj. Oczywiście zachęcam Państwa do jego lektury, a teraz wracamy już do sedna dzisiejszego wpisu.

Do tej pory sprawozdanie finansowe obligatoryjnie musiało być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (a więc księgowość) oraz kierownika jednostki (zarząd w spółkach kapitałowych, wspólników/komplementariuszy w spółkach osobowych i cywilnych, przedsiębiorcę jednoosobowego).

Jeżeli jednak kierownikiem jednostki był organ wieloosobowy (np. kilkuosobowy zarząd albo kilku wspólników) to sprawozdanie finansowe musiałoby być podpisane przez wszystkie te osoby.

Brak chociażby jednego podpisu mógł prowadzić do uznania, że sprawozdanie finansowe nie zostało skutecznie złożone.

Od 1 stycznia 2022r. weszły jednak zmiany.

W dalszym ciągu sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez księgowość. Ale nie musi być już podpisywane przez wszystkie osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu (wspólników, członków zarządu).

Zgodnie bowiem z nową treścią przepisu: Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.

Oświadczenia te oraz odmowę podpisu sporządza się albo w tej samej formie w jakiej samo sprawozdanie finansowe (forma elektroniczna z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP) albo w formie papierowej z odręcznym podpisem. Te dokumenty muszą też być złożone do KRSu.

Bez wątpienia zmiana ta może mieć znaczenie przede wszystkim dla spółek, w których członkami zarządu/wspólnikami są obcokrajowcy, którzy nie mają podpisu kwalifikowanego albo nadanego nr PESEL i profilu zaufanego ePUAP.

Z drugiej jednak strony zmiana ta weszła w życie chyba o kilka lat za późno. Tak naprawdę powinna była zostać wprowadzona wraz z obowiązkiem sporządzania i podpisywania rocznych sprawozdań finansowych wyłącznie w formie elektronicznej. No ale wtedy ktoś nie pomyślał. Lepiej więc późno, niż wcale.