Księga udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Cóż to jest za dokument?
Pomimo tego, że w zdecydowanej większości spółek taki dokument nie jest prowadzony, to jest on bardzo istotny, a za jego brak w spółce na członków zarządu może być nałożona grzywna do 20.000,00 złotych.
Zgodnie z przepisami: Zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres albo adres do doręczeń elektronicznych, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.
Dokument ten musi być więc obowiązkowo prowadzony w każdej spółce z o.o. Odpowiedzialność za jego prowadzenie (bieżące aktualizacje zawartych w nim informacji w razie zmian jakichkolwiek danych) spoczywa na zarządzie spółki.
Przepisy nie regulują w jakiej formie księga udziałów może być prowadzona. Dopuszcza się wobec tego zarówno formę pisemną jak i elektroniczną.
Dlaczego natomiast ten dokument w spółce jest tak istotny? Mamy wszak szereg innych dokumentów, z których spółka może ustalić dane dot. swoich wspólników – umowa spółki, umowy sprzedaży udziałów, lista wspólników itd.
Otóż, księga udziałów jest podstawowym dokumentem, który pozwala spółce na identyfikację stanu osobowego wspólników i osób, na rzecz których zastrzeżono kompetencje do wykonywania prawa głosu z udziałów w ich własnym imieniu, a nie będących wspólnikami, jak zastawnicy i użytkownicy, wraz ze strukturą udziałów. W przypadku rozbieżności danych (np. danych adresowych wspólników z różnych dokumentów) spółka powinna oprzeć się na danych zawartych właśnie w księdze udziałów – co ma szczególne znaczenie chociażby przy skutecznym zwoływaniu zgromadzeń wspólników.
