Mamy czerwiec więc spółki na pełnej księgowości masowo podejmują uchwały o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i uchwały o podziale zysku/pokryciu straty.
W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością uchwały te muszą być podjęte na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Wszystkie inne uchwały dotyczące jakichkolwiek odrębnych kwestii podejmowane są natomiast na nadzwyczajnych zgromadzeniach wspólników – o czym pisałem już kiedyś w jednym ze starszych wpisów.
Niezależnie jednak od nazwy zgromadzenia każde może być zwołane w ten sam sposób:
- nieformalnie;
- formalnie.
Nieformalne zwołanie zgromadzenia wspólników polega po prostu na tym, że wszyscy wspólnicy się spotykają i podejmują uchwały. Wymogiem jest tutaj jednak aby wszyscy wspólnicy (100% kapitału zakładowego) byli obecni i żaden nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Formalne zgromadzenie wspólników, jak sama nazwa wskazuje, wymaga podjęcia pewnych czynności przygotowawczych. I procedurę tę stosuje się wtedy gdy nie mamy pewności, że nieformalne zwołanie zgromadzenia będzie możliwe.
Są dwa sposoby na formalne zwołanie zgromadzenia wspólników:
- za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników;
- elektronicznie (mailowo np.) wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane (przy czym rząd pracuje aktualnie nad zmianą tych wymogów, tak aby zgoda wspólnika mogła być udzielone nie tylko pisemnie o czym pisałem w tym wpisie).
Oczywiście zwołując zgromadzenie można łączyć te sposoby – części wspólników wysłać zawiadomienie elektronicznie, a części pisemnie (listami/kurierem).
Taki tryb zwołania zgromadzenia musi być dochowany. Jeżeli bowiem nie doszło do prawidłowego, formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, a następnie obrady zostały przeprowadzone i uchwały podjęte to takie uchwały są objęte sankcją nieważności i mogą zostać uchylone przez sąd w razie wniesienia przez wspólnika pozwu o stwierdzenie nieważności uchwał.
