Czerwiec w pełni i wszystkie spółki na pełnej księgowości podejmują uchwały o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i uchwały o podziale zysku/pokryciu straty, które muszą być podjęte do końca czerwca na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.
Z różnych przyczyn nie zawsze wspólnik może stawić się osobiście na zgromadzeniu. Przepisy dopuszczają w takim wypadku możliwość reprezentowania wspólnika przez pełnomocnika, który w jego imieniu będzie uczestniczył w obradach i wykonywał prawo głosu (głosował za lub przeciw uchwałom).
W jaki jednak sposób i w jakiej formie to pełnomocnictwo do udziału z obradach wspólników w spółkach z o.o. może być udzielone?
Otóż w tym zakresie przepisy są mocno rygorystyczne. Zgodnie z art. 243 § 2 k.s.h.: Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów.
A więc pełnomocnictwo musi być albo podpisane odręcznie albo podpisane podpisem kwalifikowanym, który jako jedyny z podpisów elektronicznych jest równorzędny do podpisu odręcznego i spełnia wymogi formy pisemnej.
W szczególności pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników nie może być udzielone w innej formie – dokumentowej (np. skan albo w treści maila) czy elektronicznej z innej podpisem – np. podpisane profilem zaufanym ePUAP. Takie pełnomocnictwa są nieważne, a przewodniczący zgromadzenia nie powinien dopuścić pełnomocnika do udziału w obradach.
Formy pisemnej wymaga też pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu i obradach przeprowadzanych w formie zdalnej.
A więc nawet gdy zgromadzenie jest przeprowadzane zdalnie, to wspólnik musi zadbać o to aby z odpowiednim wyprzedzeniem dostarczyć do spółki pełnomocnictwo.
Rząd dostrzegł jednak na szczęście po latach absurdy takich mocnych wymogów i planuje zmiany w tym zakresie, które opisałem w jednym z poprzednim wpisów.
