W ostatnich trzech wpisach omówiłem w jaki sposób można utworzyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, jak wygląda procedura zakładania jej przed notariuszem i elektronicznie, poprzez portal s24.

Z lektury tych wpisów z pewnością można wysnuć wniosek, że najważniejszym dokumentem jest umowa spółki. Jej zawarcie jest podstawowym sposobem powstania sp. z o.o. Jest to taka swoista konstytucja spółki, opisująca najważniejsze jej elementy, funkcjonowanie, zakres działalności czy kompetencje poszczególnych organów.

No właśnie. Jakie to są elementy spółki, które w jej umowie muszą się znaleźć, tak żeby dokument ten był ważny, a co za tym idzie sp. z o.o. skutecznie założona?

Kodeks spółek handlowych wskazuje, że umowa spółki z o.o. musi zawierać następujące informacje: 

• • firmę i siedzibę spółki;
  • przedmiot działalności spółki;
  • wysokość kapitału zakładowego;
  • czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
  • liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
  • czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

I w zasadzie tyle regulacji ustawowych. To jest absolutne minimum – brak któregokolwiek z tych elementów oznaczać będzie braki umowy, a co za tym idzie sąd rejestrowy odmówi nam rejestracji spółki.

Oczywiście nie jest tak, że umowa spółki zawiera tylko i wyłącznie te elementy. Dokument ten może mieć (i praktycznie zawsze ma) postanowienia dotyczące także innych kwestii. Ponieważ jednak kodeks spółek handlowych dosyć szczegółowo reguluje inne sprawy (np. organizację organów spółki), to gdy umowa nie wprowadza własnych regulacji, stosuje się przepisy kodeksu spółek handlowych.

Jakiś przykład?

Weźmy na warsztat sposób reprezentacji spółki z o.o. Podmioty te reprezentowane są przez członków zarządu. K.s.h. wskazuje, że jeżeli zarząd jest wieloosobowy, to sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Możemy natomiast w umowie spółki przewidzieć inny sposób reprezentacji (np. każdy członek zarządu samodzielnie, czy konieczność współdziałania zawsze trzech członków zarządu). Ale jeśli umowa sp. z o.o. takich postanowień nie zawiera, to wtedy zastosowanie znajduje ta regulacja ustawowa.

No dobrze, to wróćmy do tych obligatoryjnych elementów umowy sp. z o.o. Jak pamiętamy jest ich 7.

Firma spółki

Jak może Państwo wiedzą (albo czytali w jednym z moich pierwszych wpisów na blogu) firma, to nazwa przedsiębiorstwa – w tym także spółek. Nazwa spółki z o.o. może być dowolna (nie musi zawierać w sobie nazwisk wspólników). Oczywiście nie możemy wykorzystać nazwy jakiejś innej, już założonej spółki. Może to być bowiem uznane za czyn nieuczciwej konkurencji. A i sąd rejestrowy najprawdopodobniej odmówi nam rejestracji. Dlatego też, gdy wymyślimy sobie już nazwę dla naszej przyszłej spółki, polecam sprawdzić czy nie jest ona już zajęta w KRSie.

Siedziba spółki

Siedzibą spółki jest zawsze konkretna miejscowość. Adres danego lokalu/budynku, w którym spółka będzie mieć swoja siedzibę już w to nie wchodzi. Oczywiście możemy jako siedzibę wpisać do umowy także adres. Ale osobiście tego odradzam (powody opisałem w tekście przedstawiającym procedurę zmiany siedziby i adresu sp. z o.o., więc odsyłam Państwa do jego lektury).

Przedmiot działalności spółki

Umowa spółki z o.o. musi wskazywać czym spółka będzie się zajmować. Zazwyczaj używa się do tego kodów PKD, bo takie są wymogi KRSu. Ale nie jest to przymus. Możemy w umowie wskazać przedmiot działalności opisowo, a potem tylko do KRSu dopasować kody PKD. Ale odradzam, bo po co sobie tak komplikować życie. No i nigdy nie wiadomo co referendarze na to powiedzą, a „użeranie” się z nimi nie należy do przyjemnych.

Wysokość kapitału zakładowego oraz jego podział na udziały i wspólników

Kolejny obligatoryjny element. Umowa spółki musi wskazywać jaki mamy w spółce z o.o. kapitał zakładowy – przy założeniu, że minimalna wysokość wynosi 5.000,00 złotych.

Ponadto dokument ten musi wskazywać minimalną wartość jednego udziału oraz podział udziałów pomiędzy wspólników. Od siebie dodam jeszcze, że trzeba także określić wkłady do spółki – a więc jakie składniki majątkowe wspólnicy przekazują sp. z o.o. w zamian za obejmowane udziały.

Kwestie związane z kapitałem zakładowym i udziałami to temat rzeka. Na szczęście na blogu miałem już cykl wpisów tej tematyce poświęconych. Dlatego też odsyłam i zachęcam Państwa do ich lektury. Poruszyłem m.in. takie sprawy, jak czym w ogóle są udziały i kapitał zakładowy, czy opłaca się mieć wysoki kapitał zakładowy, czy też jakie są skutki podatkowe wkładów do spółki.

Czas trwania spółki

Przepis wymaga, aby umowa określiła czas trwania spółki – ale tylko jeśli ten czas jest określony. Wniosek tego z taki, że jeżeli zawieramy umowę sp. z o.o. na czas nieoznaczony, to nie musimy tego do umowy wpisywać (ale i tak przeważnie się to robi).

Ponadto z tego postanowienia można wysnuć jeszcze jeden wniosek. A mianowicie – że możemy spółkę założyć na dany okres – oznaczając albo konkretną datą, w której spółka się rozwiąże, albo jakimś wydarzeniem (np. zrealizowaniem określonego celu gospodarczego).

I to tyle jeśli chodzi o elementy obligatoryjne.

Tak jak wspomniałem do umowy wprowadza się zazwyczaj sporo innych postanowień. Udziały uprzywilejowane, uprawnienia osobiste, bardziej szczegółowe (niż kodeksowe) regulacje dot. działalnosci organów spółki. Wszystko zależy zawsze od konkretnej sytuacji, wspólników i celowi gospodarczemu, na jaki spółka jest zakładana.

Dobra konstrukcja umowy sp. z o.o. (oczywiście zawieranej przed notariuszem, bo portal s24 nie daje pola do popisu) nie jest łatwa. I może w przyszłości rodzić problemy. Dlatego też zachęcamy w takich sytuacjach do kontaktu z Kancelarią, na pewno pomożemy.