W dzisiejszym wpisie chciałbym wskazać czym jest sprawozdanie z działalności zarządu, kiedy i przez kogo musi zostać sporządzone oraz jakie wymogi musi spełniać.

W jednym ze starych wpisów (dostępnym tutaj) opisałem procedurę zatwierdzania i zgłaszania do KRSu rocznych sprawozdań finansowych.

Przypominając – spółki z o.o. (oraz inne podmioty na pełnej księgowości) mają obowiązek przygotować sprawozdanie finansowe w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (a więc zazwyczaj do końca marca roku następnego). W tym terminie sprawozdanie finansowe (obejmujące przede wszystkim bilans i rachunek zysków i strat jako elementy najważniejsze) musi być sporządzone w formacie XML i podpisane – obligatoryjnie przez księgowego oraz wszystkich członków zarządu. Podpisy składane są w formie elektronicznej, a więc profilem zaufanym ePUAP albo podpisem kwalifikowanym.

Następnie trzeba przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników, zatwierdzić to sprawozdanie finansowe, a całość zarząd zgłasza do KRSu.

Sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego składają się na elementy zamknięcia i zatwierdzenia poprzedniego roku obrotowego spółki. Jednakże nie są to wszystkie, wymagane prawem czynności.

Przepisy prawa wymagają bowiem także sporządzenia przez zarząd sprawozdania z działalności spółki oraz zatwierdzenia tego sprawozdania przez wspólników.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych oraz spółek jawnych i komandytowych, w których wspólnikami są inne spółki (tak w ogólnym zarysie) – chyba, że spółki te są tzw. jednostkami mikro/małymi i mają prowadzoną tzw. uproszczoną pełną księgowość.

Sprawozdanie z działalności zarządu stanowi pewien opis tego co działo się w spółce z o.o. przez cały ostatni rok. Dokument ten zasadniczo jest dosyć zwięzły i powinien zawierać w sobie następujące informacje:

• • zdarzenia istotnie wpływające na działalność spółki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
  • przewidywany rozwój spółki na kolejny rok obrotowy;
  • ważniejsze osiągnięcia w dziedzinie badań i rozwoju;
  • aktualną i przewidywaną sytuację finansową spółki;
  • informacje o udziałach własnych spółki;
  • posiadanych przez spółkę oddziałach (zakładach); 
  • informację o posiadanych przez spółkę instrumentach finansowych.

Zazwyczaj w przypadku sporządzanych sprawozdań z działalności zamieszcza się w nich również następujące informacje:

• • informacje dotyczące samej spółki, jej umowy, kapitału zakładowego, wspólników czy zarządu oraz wszelkie dokonane w trakcie trwania roku obrotowego zmiany w tym zakresie;
  • informacje na temat sytuacji finansowej spółki na koniec roku, wynikającej ze sporządzonego sprawozdania finansowego;
  • informacje o stanie zatrudnienia, zaciągniętych przez spółkę kredytach czy pożyczkach;
    
  • ocenę ryzyka działalności gospodarczej spółki, przewidywane kierunki rozwoju na kolejny rok obrotowy, przewidywania dotyczące przyszłej sytuacji finansowej spółki.
    

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o. podpisują wszyscy członkowie zarządu pełniący funkcję w dacie sporządzenia sprawozdania. Sprawozdania nie podpisują byli członkowie zarządu, chociażby pełnili swoje funkcje w roku obrotowym, którego sprawozdanie dotyczy. Ważnym jest, iż sprawozdanie z działalności zarządu powinno być podpisane elektronicznie – profilem zaufanym ePUAP albo podpisem kwalifikowanym, a samo sprawozdanie powinno być sporządzone w formie pliku XML.

W przeciwieństwie do samych uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego czy podziale zysku/pokryciu straty, nie wystarczy wysłać tego sprawozdania w formie podpisanych ręcznie skanów.

Po jego sporządzeniu, podpisaniu i zatwierdzeniu przez wspólników sprawozdanie z działalności zarządu również jest składane przez spółkę do KRSu, wraz ze sprawozdaniem finansowym oraz uchwałą o jego zatwierdzeniu i uchwałą o podziale zysku/pokryciu straty.