ROCZNE SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI SPÓŁKI

W dzisiejszym wpisie chciałbym wskazać czym jest sprawozdanie z działalności zarządu, kiedy i przez kogo musi zostać sporządzone oraz jakie wymogi musi spełniać.

W jednym ze starych wpisów (dostępnym tutaj) opisałem procedurę zatwierdzania i zgłaszania do KRSu rocznych sprawozdań finansowych.

Przypominając – spółki z o.o. (oraz inne podmioty na pełnej księgowości) mają obowiązek przygotować sprawozdanie finansowe w przeciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (a więc zazwyczaj do końca marca roku następnego). W tym terminie sprawozdanie finansowe (obejmujące przede wszystkim bilans i rachunek zysków i strat jako elementy najważniejsze) musi być sporządzone w formacie XML i podpisane – obligatoryjnie przez księgowego oraz wszystkich członków zarządu. Podpisy składane są w formie elektronicznej, a więc profilem zaufanym ePUAP albo podpisem kwalifikowanym.

Następnie trzeba przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników, zatwierdzić to sprawozdanie finansowe, a całość zarząd zgłasza do KRSu.

Sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego składają się na elementy zamknięcia i zatwierdzenia poprzedniego roku obrotowego spółki. Jednakże nie są to wszystkie, wymagane prawem czynności.

Przepisy prawa wymagają bowiem także sporządzenia przez zarząd sprawozdania z działalności spółki oraz zatwierdzenia tego sprawozdania przez wspólników.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych oraz spółek jawnych i komandytowych, w których wspólnikami są inne spółki (tak w ogólnym zarysie) – chyba, że spółki te są tzw. jednostkami mikro/małymi i mają prowadzoną tzw. uproszczoną pełną księgowość.

Sprawozdanie z działalności zarządu stanowi pewien opis tego co działo się w spółce z o.o. przez cały ostatni rok. Dokument ten zasadniczo jest dosyć zwięzły i powinien zawierać w sobie następujące informacje:

    • zdarzenia istotnie wpływające na działalność spółki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
    • przewidywany rozwój spółki na kolejny rok obrotowy;
    • ważniejsze osiągnięcia w dziedzinie badań i rozwoju;
    • aktualną i przewidywaną sytuację finansową spółki;
    • informacje o udziałach własnych spółki;
    • posiadanych przez spółkę oddziałach (zakładach); 
    • informację o posiadanych przez spółkę instrumentach finansowych.

Zazwyczaj w przypadku sporządzanych sprawozdań z działalności zamieszcza się w nich również następujące informacje:

    • informacje dotyczące samej spółki, jej umowy, kapitału zakładowego, wspólników czy zarządu oraz wszelkie dokonane w trakcie trwania roku obrotowego zmiany w tym zakresie;
    • informacje na temat sytuacji finansowej spółki na koniec roku, wynikającej ze sporządzonego sprawozdania finansowego;
    • informacje o stanie zatrudnienia, zaciągniętych przez spółkę kredytach czy pożyczkach;
    • ocenę ryzyka działalności gospodarczej spółki, przewidywane kierunki rozwoju na kolejny rok obrotowy, przewidywania dotyczące przyszłej sytuacji finansowej spółki.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o. podpisują wszyscy członkowie zarządu pełniący funkcję w dacie sporządzenia sprawozdania. Sprawozdania nie podpisują byli członkowie zarządu, chociażby pełnili swoje funkcje w roku obrotowym, którego sprawozdanie dotyczy. Ważnym jest, iż sprawozdanie z działalności zarządu powinno być podpisane elektronicznie – profilem zaufanym ePUAP albo podpisem kwalifikowanym, a samo sprawozdanie powinno być sporządzone w formie pliku XML.

W przeciwieństwie do samych uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego czy podziale zysku/pokryciu straty, nie wystarczy wysłać tego sprawozdania w formie podpisanych ręcznie skanów.

Po jego sporządzeniu, podpisaniu i zatwierdzeniu przez wspólników sprawozdanie z działalności zarządu również jest składane przez spółkę do KRSu, wraz ze sprawozdaniem finansowym oraz uchwałą o jego zatwierdzeniu i uchwałą o podziale zysku/pokryciu straty.

JAK ROZWIĄZAĆ SPÓŁKĘ JAWNĄ I SPÓŁKĘ KOMANDYTOWĄ?

Poprzednim wpisem omówiłem jak wygląda procedura zakończenia działalności i zamknięcia spółki z o.o. Dzisiaj natomiast chciałbym się skupić na na tym samym temacie – tylko w odniesieniu do spółki jawnej i komandytowej.

Spółki z o.o. mogą być zamknięte i wykreślone z rejestru KRS jedynie po przeprowadzeniu formalnej procedury likwidacyjnej. Rodzi to więc pewne koszty i uniemożliwia szybkie zakończenie działalności. Procedura likwidacji spółek z o.o., nawet tych, które nie mają majątku czy zadłużenia, trwa zazwyczaj co najmniej 9 miesięcy.

Spółki z o.o. są jednak spółkami kapitałowymi. Mają własną osobowość prawną i są bytami całkowicie odrębnymi od swoich wspólników. Takich ograniczeń nie ma więc wobec spółek jawnych czy komandytowych, które są spółkami osobowymi.

Dla tych właśnie spółek przepisy prawa wprowadzają dwie możliwe do wyboru ścieżki zamknięcia działalności:

    • pierwsza to formalna procedura likwidacyjna, która prowadzona jest praktycznie na takich samych zasadach jak likwidacja spółek z ograniczoną odpowiedzialnością;
    • druga ścieżka to z kolei możliwość zastosowania tzw. uproszczonego rozwiązania i zamknięcia spółki jawnej lub komandytowej bez konieczności przeprowadzania formalnej likwidacji.

Możliwość uproszczonego rozwiązania spółek jawnych czy komandytowych jest nadal jednym z elementów, które przemawiają za wyborem tych podmiotów (choć częściej spółek komandytowych niż jawnych, które są też korzystniejsze podatkowo – co opisałem w tym i w tym wpisie).

Uproszczona procedura zamknięcia tych spółek polega bowiem tylko na podjęciu przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki i porozumienia, które określa zasady tego rozwiązania. Dokumenty nie muszą być sporządzone w formie aktu notarialnego – nawet gdy umowa spółki w takiej formie była zawarta.

W porozumieniu tym wspólnicy powinni przede wszystkim wskazać kto będzie odpowiedzialny za przechowywanie dokumentacji księgowej bądź pracowniczej i ustalić kwestie związane z podziałem majątku spółki pomiędzy wspólników. A następnie, po podpisaniu tych dokumentów, można od razu złożyć wniosek do KRSu o wykreślenie spółki z rejestru.

Prosto, szybko i tanio.

Jednakże, żeby nie było tak kolorowo – uproszczona procedura nie jest niestety przewidziana dla wszystkich spółek jawnych czy komandytowych.

Co prawda same przepisy wcale takiego ograniczenia nie przewidują. Ale tutaj wkraczają sądy rejestrowe KRS, które w przeważającej większości wymagają, aby – oprócz ww. dokumentów – spółka złożyła następujące oświadczenia:

    • oświadczenie o braku zadłużenia;
    • oświadczenie o braku toczących się wobec spółki, bądź z jej udziałem spraw sądowych, sądowo-administracyjnych bądź egzekucyjnych;
    • oświadczenie o braku zatrudniania pracowników.

Jeżeli więc nasza spółka jawna/komandytowa, którą chcemy w ten sposób rozwiązać, ma jakieś długi, zatrudnia pracowników czy prowadzi sprawy sądowe, to najprawdopodobniej KRS odmówi wykreślenia spółki z rejestru.

Oczywiście można próbować nie składać takiego oświadczenia, złożyć je wybiórcze bądź w ogóle złożyć oświadczenie nieprawdziwe.

W tych dwóch pierwszych przypadkach sąd KRS i tak raczej wezwie do złożenia dodatkowych oświadczeń. A w tym przypadku ostatnim – cóż, za złożenie nieprawdziwego oświadczenia do postępowania sądowego, jakim jest procedura wykreślenia z KRSu, grozi odpowiedzialność karna. Więc chyba nie warto.

Jeżeli więc prowadzą Państwo spółkę jawną czy komandytową, której chcieliby się Państwo szybko „pozbyć”, to zapraszam do kontaktu – chętnie pomożemy i doradzimy jak najlepiej i najszybciej to przeprowadzić. 

JAK ZLIKWIDOWAĆ SPÓŁKĘ Z O.O.?

W dzisiejszym wpisie chciałbym się skupić na tym jak wygląda procedura zamknięcia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

W przeciwieństwie do możliwości uproszczonego rozwiązania spółek jawnych, komandytowych czy cywilnych, spółki z o.o. nie mogą zastosować tej procedury zamknięcia działalności. Zawsze – niezależnie od przyczyny rozwiązania – sp. z o.o. musi przejść formalne postępowanie likwidacyjne.

Najczęstszym powodem rozwiązania spółki jest po prostu decyzja wspólników o braku chęci kontynuowania działalności. Jeżeli wspólnicy nie znajdą chętnego do nabycia od nich udziałów, to powinni spółkę rozwiązać i doprowadzić do wykreślenia z rejestru KRS. Utrzymywanie spółki, która nie prowadzi faktycznej działalności generuje w końcu koszty (przede wszystkim księgowe).

Sama procedura rozwiązania i likwidacji spółki nie jest może jakoś specjalnie skomplikowana. Jest natomiast sformalizowana i trwa dosyć długo – i to nawet jeżeli spółka nie ma żadnego majątku czy zadłużenia.

Kroki, jakie należy podjąć aby doprowadzić do ostatecznego zamknięcia i wykreślenia sp. z o.o. z rejestru są następujące:

    • księgowość spółki musi sporządzić bilans likwidacyjny na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji (a więc sprawozdanie finansowe);
    • wspólnicy spółki muszą następnie udać się do notariusza i w formie aktu notarialnego podjąć uchwały o otwarciu likwidacji, zatwierdzeniu bilansu i wyborze likwidatora;
    • tak wybrany likwidator (bądź likwidatorzy, bo może być ich więcej niż jeden) zgłasza następnie do KRSu informację o otwarciu likwidacji, a po zatwierdzeniu tego przez KRS – musi opublikować w Monitorze Sądowym i Gospodarczym obwieszczenie o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli do zgłaszania wierzytelności;
    • następnie likwidatorzy powinni przeprowadzić faktyczne czynności likwidacyjne – a więc spłacić długi, zwolnić pracowników, wyprzedać majątek spółki itd.;
    • po upływie co najmniej 6 miesięcy od publikacji w MSiG tego obwieszczenia – wspólnicy mogą podjąć uchwały o zakończeniu likwidacji, zatwierdzić bilans końcowy spółki i podzielić między siebie jej majątek;
    • likwidator zgłasza do KRSu zakończenie likwidacji spółki i wnosi o jej wykreślenie z rejestru.

To oczywiście tylko tak w dużym uproszczeniu.

Najbardziej problematyczna jest środkowa część procedury. Ta, w której likwidatorzy muszą podjąć faktyczne czynności likwidacyjne. Celem likwidacji jest bowiem doprowadzenie do tego, że wykreślana z rejestru KRS spółka jest „czysta”. Nie ma żadnych długów, pracowników ani majątku innego niż środki pieniężne, które na koniec zostaną podzielone między wspólników.

Jeżeli sp. z o.o. nie prowadziła nigdy faktycznej działalności, albo prowadziła ale nie ma specjalnie dużego majątku lub nie posiada wierzycieli – to te czynności likwidacyjne są tylko formalnością.

Jeżeli jednak spółka ma znaczny majątek, wierzycieli bądź dłużników to wtedy ta procedura likwidacyjna się przedłuża. Może trwać nawet lata – zwłaszcza, gdy spółka ma wierzytelności sporne, wobec których toczą się procesy sądowe.

Niestety nie da się zamknąć spółki, która nadal ma majątek czy zadłużenie. Albo inaczej – nie powinno się tego robić, a próba złożenia wniosku o wykreślenie z rejestru spółki, która ma nadal majątek czy niespłacone zadłużenie może skończyć się oddaleniem takiego wniosku przez sąd. W końcu do wniosku o rozwiązanie spółki z rejestru składa się bilans końcowy, który pokazuje co nadal w spółce się znajduje. W idealnej sytuacji ten bilans końcowy powinien być tzw. bilansem zerowym – wykazującym na brak zarówno aktywów jak i pasywów.

Jeżeli jednak likwidatorom udało się upłynnić cały majątek, pozwalniać pracowników i spłacić wszystkich wierzycieli, to wtedy nic nie stoi na przeszkodzie i można spółkę z KRSu wykreślić. Potem dochodzą jeszcze tylko obowiązki księgowe, jak np. sporządzenie remanentu likwidacyjnego. I już.

Oczywiście teoria zawsze brzmi prosto. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że proces likwidacji spółki jest zazwyczaj dosyć skomplikowany. Dlatego też jeżeli prowadzą Państwo spółki, które mają zostać zamknięte, to zapraszam do kontaktu – chętnie pomożemy. W Kancelarii kompleksowo obsługujemy procesy likwidacji spółek i doradzamy na każdym etapie.