CZY WIRTUALNE BIURO MOŻE BYĆ SIEDZIBĄ PRZEDSIĘBIORSTWA?

Poprzednim wpisem zakończyłem jeden rozdział omawiania spółek z o.o. i spółek komandytowych. Żeby nam się te formy działalności nie znudziły za bardzo – czas na chwilę odmiany.

Dzisiaj trochę jak na początku filmu, bowiem ten tekst oparty jest na prawdziwych zdarzeniach. A przynajmniej nimi zainspirowany.

Kilka dni temu zakładałem Klientowi spółkę z o.o., która miała mieć siedzibę w biurze wirtualnym. Przed jej założeniem Klient kontaktował się z różnymi biurami księgowymi i usłyszał tam wiele różnych stwierdzeń. Takich chociażby jak:

    • 1) że mając biuro wirtualne nie będzie mógł w ogóle prowadzić działalności;
    • 2) że mając biuro wirtualne sąd KRS odmówi rejestracji spółki;
    • 3) że mając biuro wirtualne co prawda będzie mógł prowadzić działalność, ale nie będzie mógł nabywać i sprzedawać towarów;
    • 4) że mając biuro wirtualne co prawda będzie mógł prowadzić działalność, w tym dot. sprzedaży i nabywania towarów, ale już tylko w granicach Polski.

Spanikowany zadzwonił do Kancelarii. Muszę przyznać, że mocno się zdziwiłem jak to usłyszałem. Posiadanie biura wirtualnego może mieć negatywne konsekwencje dla przedsiębiorcy ale na zupełnie innym polu.

Zanim jednak do niego dojdziemy chciałbym rozwiać tutaj ww. „ostrzeżenia”.

Przedsiębiorcy (wszyscy, zarówno JDG, spółki cywilne czy spółki osobowe i kapitałowe) mogą swobodnie korzystać z usług biur wirtualnych i mogą prowadzić działalność mając siedzibę pod takim adresem. Także biznes polegający na handlu towarami. A jeśli chodzi o KRS – to sądy rejestrowe już od lat nie wnikają w to, czy spółka ma do danego adresu tytuł prawny i co to jest za nieruchomość.

Nie już także problemu z nadawaniem takim przedsiębiorstwom numeru NIP. Jeszcze kilka lat temu organy podatkowe odmawiały nadawania nr NIP podmiotom z siedzibą w wirtualnym biurze. Teraz jednak tego problemu już nie ma, bo po pierwsze zostało to zanegowane przez sądy administracyjne, a po drugie – nr NIP nadawany jest automatycznie przy rejestracji przedsiębiorstwa w rejestrze (CEiDG, KRS) bez analizy tego, w jakim miejscu jest siedziba działalności.

Natomiast problem z biurem wirtualnym może pojawić się na gruncie podatku VAT (jak większość problemów w podatkach).

Zakładając działalność gospodarczą większość przedsiębiorców staje przed dylematem – czy zarejestrować się do VATu czy też skorzystać z podmiotowego zwolnienia (do 200.000,00 rocznego obrotu). Składając deklarację VAT-R (formularz rejestracyjny do podatku VAT) trzeba US wskazać adres siedziby. I tutaj właśnie zaczynają się czasami problemy.

Organy podatkowe uznają (w ślad za przepisami UE), że przez siedzibę należy rozumieć miejsce, gdzie faktycznie funkcjonuje zarząd przedsiębiorstwa podatnika i zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego nim zarządzania. A biura wirtualne takich kryteriów nie spełniają. Są one w końcu tylko skrzynką pocztową.

Na szczęście odmowy rejestracji do VATu z powodu siedziby w biurze wirtualnym nie zdarzają się zbyt często. Osobiście żaden z moich Klientów, którzy zdecydowali się na taką siedzibę, decyzji odmownej nie dostał.

Myślę jednak, że takich decyzji odmawiających rejestracji do VATu będzie z czasem coraz więcej. W zeszłym roku Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z dnia 13 listopad 2019, sygnatura: I FSK 1363/17) przyznał rację organom podatkowym. Dlatego też osobiście sugeruję korzystanie z biur wirtualnych tylko, gdy faktycznie nie ma innej opcji.